Partage d’informations, échange d’idées, capitalisation du savoir, les informations sont devenus stratégiques dans les entreprises performantes et il est donc devenu primordiale de gérer et de structurer l’information autrement qu’avec un serveur de fichiers ou d’une messagerie. Ils sont devenus très largement inefficaces dans les nouveaux modes d’organisation ou l’intelligence collective et le travail collaboratif nécessitaient des outils numériques performants. Nous avons décidé d’ouvrir ce blog pour partager l’expérience Agesys en matière de gestion de l’information collaborative et pour développer les usages autour de la plateforme collaborative «Microsoft Sharepoint ».
Ce premier article a pour objectif de montrer l’intérêt de passer d’une gestion de l’information classique à une gestion de l’information collaborative et stratégique :

1ère étape : Supprimer les serveurs de fichiers au profit d’une Gestion Electronique de Documents
Historiquement utilisé pour stocker et partager des documents, les serveurs de fichiers apparaissent très largement dépassés dans nos organisations où il est maintenant devenu nécessaire de s’adapter aux besoins des utilisateurs :
Le lieu de stockage du fichier : Les utilisateurs ne veulent plus avoir à retenir un nom de répertoire à rallonge pour retrouver leur fichier mais ils veulent pouvoir le retrouver dans les différents contextes où ils en ont besoins. Un fichier devra donc pouvoir être visible à différents endroits en fonction par exemple de sa catégorie, de son domaine, de son utilité ou tout autre critère propre à l’utilisateur. par exemple, un fichier « documentation du produit.doc » devra être visible dans la vue « documents techniques » mais aussi dans la vue du produit avec les autres documents liés au produit ou aussi dans la vue « documents à réviser » si nécessaire. Et tout ceci en gardant un fichier unique.

L’évolution du fichier : il est souvent important de pouvoir conserver les historiques de versions des documents et d’avoir la possibilité de retrouver une version plus ancienne, surtout si plusieurs personnes peuvent le modifier. Il est aussi intéressant de pouvoir différencier la version de travail (en cours de modification) et la dernière version validée (cela évite de multiplier le nombre de fichiers en les copiant localement pour les modifier). Enfin, pour certain type de documents, il sera aussi nécessaire de pouvoir gérer la péremption du fichier par exemple : remise à jour du document annuellement.

Les informations liées au fichier : Il est aussi pratique de pouvoir gérer des métadonnées liées au fichier pour, par exemple, ajouter une catégorie, un service, un projet, un nom de client, etc. Ceci facilitera la recherche, les tris et les regroupements.

La validation d’une nouvelle version : certaines normes ou certifications nous obligent à valider un document selon un circuit de validation avant de le publier. Il est donc nécessaire de prendre cela en compte dans la gestion des documents.

La diffusion des informations liées au fichier : si l’information est importante, l’accès à l’information l’est encore plus. Il est donc devenu nécessaire d’informer les utilisateurs qu’un fichier qui les intéresse a été modifié. La notification sélective permet aux utilisateurs, qui sont intéressés par le document, d’être avertis lors de la création, la mise à jour, la suppression ou l’approbation du fichier.
2ème étape : Limiter le nombre de documents bureautiques au profit d’informations dynamiques
Les fichiers bureautiques traditionnels étaient bien adaptés pour une information construite par quelques personnes avec un objectif de diffusion vers un plus grand nombre. Quand il s’agit de travailler en collboratif où la construction de l’information est faite par de nombreux contributeur (avec l’objectif de diffusion uniquement vers les personnes intéressées), il est devenu primordiale de remplacer les fichiers bureautiques traditionnels par des systèmes de gestion dynamique :

– Les wiki : très adaptés pour structurer l’information et issus du modèle Wikipédia, les wiki d’entreprises permettent de pouvoir construire l’information au fur et à mesure avec un grand nombre de contributeurs.

– Les notes partagées : toujours dans la phase de construction de l’information, les notes partagées permettent de consolider l’information en vrac et de commencer à la structurer de manière centralisée.

– Les listes partagées : les listes partagées sont très utiles pour faire collaborer un grand nombre de contributeurs en fixant un cadre d’orientation. Une boîte à idée par exemple.
3ème étape : Limiter l’usage de la messagerie à la « communication et aux échanges »
Nous constatons régulièrement dans les entreprises pour lesquelles nous intervenons, que la messagerie est l’axe central pour gérer l’information.
– L’information pertinente : 60% des messages échangés concerne des informations et des données stratégiques de l’entreprise avec toute la difficulté que cela représente de capitaliser ces informations, de multiplier les versions et de ne jamais savoir qui a la dernière version du fichier (ou la bonne version).
– L’information éphémère : dans 20% des cas, elle est utilisé pour des échanges à très court-terme comme par exemple : que fais-tu ce midi ? si on organisait une réunion lundi ? tu es dispo demain pour faire un point ?
– Informer et échanger : seulement 20% sont réellement utilisés pour échanger et communiquer de manière pertinente.

Dans une gestion performante de l’information nous privilégierons :
– Les plateformes collaboratives pour gérer l’information pertinente permettant ainsi de capitaliser efficacement, de centraliser les informations, de donner de la transparence et de toujours trouver la dernière information valide.
– Les messageries instantanées pour l’information éphémère permettant de ne pas polluer les messageries par des échanges directs et à court terme.
– Le réseau social d’entreprise pour échanger et communiquer
– La messagerie pour être notifier de ce qui se passe sur la plateforme collaborative et sur le réseau social. Permet également de communiquer en one to one quand c’est nécessaire.
4ème étape : Mettre en place une plateforme collaborative
Nous le voyons à travers les chapitres précédents, il est devenu essentiel d’avoir un outil numérique performant pour gérer les informations collaboratives dans les entreprises. Voici les grands thèmes qui sont gérés :
– Gestion électronique de documents : gérer les documents et leur cycle de vie.

– Gestion des informations dynamiques : outils permettant de structurer l’information en collaboratif comme les wiki, les notes partagées.

– Intranet de communication : annonces, FAQ, visuels, tous les outils pour communiquer simplement et par tous.

– Gestion de workflow : processus de décision, approbation et validation d‘informations.

– Vidéo et e-learning : web TV et e-learning apprenant.

– KPI et analyse de données : synthèses graphiques et tableaux de bords dynamiques.

– Formulaires et listes : gestion de l’information structurée (plan d’actions, gestion des tâches, etc)
La plate-forme collaborative Microsoft Sharepoint
Il existe de nombreuses plateformes sur le marché mais Agesys a orienté son choix sur celle de Microsoft Sharepoint. Nous détaillerons dans les prochains articles, les usages et techniques permettant une gestion efficace de cette plateforme.
Pour en savoir plus, prenez contact avec Christophe AUGENDRE, capitaine de la cellule SharePoint AGESYS caugendre@agesys.fr

http://www.agesys.fr/#!travail-collaboratif/k7uty

 

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