Usage 001 : Les annonces avec SharePoint
Thème       : Transparence des informations / informations descendantes
Outil          : Office 365 SharePoint

L’usage avec l’exemple Agesys

Objectif : publier régulièrement des informations d’entreprise à l’ensemble des collaborateurs. 1 à 2 fois par mois chez Agesys.

La forme : les annonces sont synthétisées sur la page principal de l’intranet avec un visuel et une courte description. La dernière publication apparait en haut de la liste (nous affichons par défaut les 5 dernières publications)

Les collaborateurs peuvent afficher le détail de l’annonce en cliquant sur « lire la suite ».  Il est possible d’utiliser plusieurs styles de mise en forme au travers de différents CSS, Carrousel vertical ou horizontal, Mise en valeur de news prioritaires. Il est également possible de gérer les emplacements pour la diffusion ce qui permet de centraliser les annonces et de les diffuser à différents emplacements du site collaboratif (page principale, sous site RH, SSE, etc.).

Une notification par mail : A chaque nouvelle publication, l’ensemble des collaborateurs (concernés) reçoivent l’annonce par mail de manière automatique grâce au système de notification SharePoint. Ils peuvent donc lire l’annonce sans avoir besoin d’aller sur l’intranet. Nous avons mis en place cette option chez Agesys.

Echéance des annonces : lorsque l’annonce est rédigée, l’auteur renseigne un champ date d’échéance qui est la date à partir de laquelle l’annonce ne sera plus visible à partir du site principal. Simple et conviviale, cette option apporte de la souplesse et de la lisibilité à l’intranet. Il est également possible de gérer la date de début de publication (préparation de l’annonce en avance) et ainsi faire apparaître l’annonce qu’à partir de cette date.

Validation des annonces : Il est également possible d’activer l’approbation d’annonce qui permet par exemple de laisser tout le monde (ou une catégorie de personnes) créer des annonces et ensuite de les faire valider par une personne (ou un comité) avant qu’elles ne soient publiées. Nous n’avons pas mis en place cette option chez Agesys puisque dans notre cas, nous utilisons les annonces pour les informations descendantes.

Archivage des annonces : l’historique de l’ensemble des annonces reste consultable tout le temps et par tout le monde à travers la liste d’annonce sharepoint.  Ceci est très utile pour revenir sur une ancienne annonce ou lorsqu’un nouveau collaborateur arrive dans l’entreprise pour qu’il puisse découvrir toute l’actualité.

 

Ça ressemble à quoi dans la pratique ?

Voici une copie d’écran de notre intranet pour visualiser nos dernières annonces

AnnoncesAGESYS

La technique

Plateforme collaborative      : Microsoft Office 365 SharePoint
Catégorie                                : Intranet de communication
Fonctionnalité                        : Liste d’annonce

Une liste d’annonce est une liste SharePoint (correspond à un tableau pour ceux qui ne connaissent pas) dont les entêtes sont :

Le titre : correspond au titre de l’annonce
L’image : petit visuel venant illustrer l’annonce
La description : le contenu
La date d’échéance : date à partir de laquelle l’annonce ne sera plus visible sur la première page
Validation : champ permettant de valider la publication et l’envoie par mail

 

Le paramétrage initial :

Création de la liste avec les champs cités ci-dessus

Mise en forme des annonces et positionnement sur la première page

Création du formulaire de notification

Mise en place de la notification automatique

 

L’utilisation au quotidien :

Accessible très simplement, la personne se connecte à la liste d’annonce et crée un nouvel enregistrement. Elle renseigne l’ensemble des champs. Une fois satisfaite du contenu, elle positionne le champ « Validation » à OK.

 

 

Vous êtes intéressés pour en savoir plus ? contactez Christophe Augendre, capitaine de la cellule SharePoint AGESYS : caugendre@agesys.fr

 

http://www.agesys.fr

 

 

 

 

 

 

Publicités