Cet article s’inscrit dans une série visant à partager l’expérience Agesys en matière d’intelligence collective . Il a pour objectif le développement des usages autour de la plate-forme collaborative «Microsoft Sharepoint ».

Usage 002 : Une liste sharepoint pour gérer son comité de direction
Thème       : Travail collaboratif / organisation et suivi des demandes
Outil          : Office 365 SharePoint

Comment gérer efficacement les sujets à aborder avec le comité de direction ? Comment construire un ordre du jour de manière collaborative ? Comment suivre les actions et capitaliser les sujets abordés ? Comment s’affranchir de la distance physique des membres du CODIR ? Voilà le genre de questions auquel pourra répondre la gestion numérique du CODIR.

L’usage avec l’exemple Agesys

Le contexte : chez AGESYS, le CODIR est la cellule de régulation qui assure la cohérence globale. Il a lieu toutes les semaines, le lundi matin de 8h30 à 10h30. Il y a huit membres permanents et un collaborateur qui vient – sur base du volontariat – pendant une période d’un mois (quatre CODIR). La présence systématique d’un collaborateur a pour objectif la transparence et l’apport de tous à la construction de l’entreprise.

L’objectif de la gestion numérique du CODIR est multiple :

  • Faire en sorte que tous les membres – y compris le collaborateur du mois – puissent alimenter l’ordre du jour au fur et à mesure que les sujets arrivent, tout au long de la semaine.
  • Informer tous les membres des sujets qui ont été ajoutés par leurs pairs, afin d’en prendre connaissance rapidement et d’éviter ainsi de les découvrir le lundi matin.
  • Se servir de cette liste de sujets, créée de manière dynamique et interactive, comme ordre du jour de la réunion.
  • Gérer un statut pour chaque sujet afin de suivre les actions et de capitaliser les informations de tous les précédents CODIR.

La forme : le CODIR numérique est géré à travers une liste Microsoft Sharepoint personnalisée qui sert de catalyseur pour récupérer et traiter les sujets. Cette liste est accessible sur notre intranet collaboratif, dans un espace dédié au CODIR. Tous les membres du CODIR – y compris le collaborateur du mois – peuvent enregistrer les sujets qu’ils souhaitent tout au long de la semaine.

Une gestion par catégorie :

Les sujets qui sont renseignés au fil de l’eau sont classés en 3 catégories :

  • Analyse des problématiques :  c’est un écart ou un point d’amélioration où l’auteur du sujet recherche une solution.
  • Proposition et décision : c’est une idée, une action ou une décision que l’auteur du sujet propose au CODIR pour avis ou approbation.
  • Communication : c’est un sujet que l’auteur souhaite communiquer au CODIR, et par conséquent à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. En effet, le CODIR Express – synthèse vidéo du CODIR – est publié sur notre web TV, à destination de tous les collaborateurs Agesys.

Une notification par mail :  à la fin de chaque journée, tous les membres du CODIR reçoivent un courriel contenant les sujets qui ont été ajoutés durant la journée. Ceci permet à chacun d’en avoir connaissance, et de pouvoir y réfléchir avant de les découvrir au dernier moment.

Ordre du jour : chaque lundi matin, nous parcourons la liste des nouveaux sujets qui ont été capitalisés sur le site intranet collaboratif. Chaque sujet est renseigné en direct – pour consolider les informations – et l’état du sujet passe à “accepté”, “refusé” ou “en cours” (dans le cas où il est nécessaire d’obtenir plus d’informations).

Ça ressemble à quoi dans la pratique ?

Saisie d’un sujet au cours de la semaine pour le CODIR du lundi suivant :

CODIR01

 

Extrait d’un courriel de notification en fin de journée avec la liste des sujets renseignés dans la journée :

CODIR02

 

Extrait du gestionnaire numérique du CODIR utilisé le lundi matin

CODIR03

 

Vous êtes intéressé pour en savoir plus ? Contactez Christophe Augendre, capitaine de la cellule SharePoint AGESYS : caugendre@agesys.fr

http://www.agesys.fr

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